Apostil nedir, nasıl yaptırılır sorusuna en doğru cevap hukuki olarak bir onay mekanizması diyebiliriz. Apostil bir belge, geçerliliğini kanıtlamıştır. Bu geçerlilik, başka bir ülkedeki geçerliliktir. Küreselleşen dünyada kurumlar ve bireyler, sınır ötesi işlemler yürütürken resmi belgelerin başka ülkelerde de geçerli olmasını istemektedir. Her ülkenin resmi belge düzeni ve hukuk sistemi farklı olduğundan bir ülkedeki düzenlenen belgenin başka bir ülkede doğrudan kabul edilmesi çoğu zaman mümkün olmamaktadır. İşte bu noktada “apostil” devreye girmektedir.
Günümüzde doğum belgeleri, eğitim belgeleri, evlilik cüzdanları, mahkeme kararları, diploma tercümeleri ya da vekaletnameler gibi pek çok belge apostil şerhiyle yurtdışında resmiyet kazanmaktadır. Bu şerh, belgenin imza sahibinin kimliğini, belgedeki mührün ya da damganın gerçek olduğunu ve belgenin düzenlendiği makamın yetkili olduğunu doğrulamaktadır. Apostil, belgenin içeriğini onaylamaz, sadece belgenin resmiyetini ve geçerliliğini teyit eder.
Uluslararası seyahat, eğitim ve ticaret olanaklarının yaygınlaştığı global çağda kurumlar ve bireyler yabancı ülkelerin resmi makamlarına belge sunma zorunluluğuyla karşı karşıya kalabilir. Bir ülkede resmi nitelikteki diploma, evlilik cüzdanı veya ticari vekaletnamenin başka bir ülkenin hukuk sisteminde aynı geçerliliğe sahip olması, uluslararası hukuk çerçevesinde çözülmesi gereken zorluklardan biridir.
Her ülkenin her belgeyi ayrı ayrı ve detaylı bir şekilde incelemesi, aksi halde bürokratik süreçleri felç edebilmektedir. Küresel akış böylece yavaşlayabilmektedir. Apostil mekanizması, uluslararası hukuksal işlemleri hızlandırmakta ve güvenliği artıran bir kilit çözüm olmaktadır.
Apostilin Hukuki İşlevi
Apostilin hukuki işlevi, uluslararası işlemlerde belgelerin geçerliliği, kişiler ve kurumlar için kritik bir önem arz etmektedir. Özellikle hukuki belgelerde, bir belgenin başka bir ülkede geçerli olması sadece içeriğin doğruluğuyla ilgili değildir. Aynı zamanda resmiyetinin tanınmasına bağlıdır. Bu noktada apostil devreye girmektedir.
Türkiye’de apostil işlemlerinin yürütülmesinde kaymakamlıklar ve valilikler sorumludur. 2002/58 sayılı İçişleri Bakanlığı Genelgesi kapsamında şu yetki dağılımı söz konusudur:
- Adli belgeler: (mahkeme kararları, savcılık yazıları vb.) için adli yargı komisyonları
- İdari belgeler: (nüfus kayıt örneği, diploma, noter evrakı vb.) için valilikler ya da kaymakamlıklar apostil şerhi düzenlemektedir.
Apostil şerhi için yetki dağılımı, belge türüne göre farklılık göstermektedir. Bir mahkemeye sunulan yabancı belge apostil taşımadığında delil olarak kabul edilmeyebilir. Bu nedenle hem avukatlar hem de noterler açısından apostil uygulaması, belgenin “delil değeri” açısından kritik bir önemi bulunmaktadır. Avukat Halil İbrahim Şentürk, apostil şerhi uygulaması için en doğru yönlendirmeyi yapacak danışmanlardan biridir.
Apostilin Kanuni Dayanağı
Apostilin kanuni dayanağı, mevzuatlar kapsamında değerlendirilmektedir. Ülkemizdeki apostil işlemleri şu mevzuatla düzenlenmiştir:
- 16 Eylül 1985 tarihli Resmi Gazete (Sayı: 18838)-Lahey Konvansiyonu’nun onaylanması
- Adalet Bakanlığı Genelgesi (2004/47)-Uygulama esaslarını belirler.
- Valilik ve Kaymakamlık genelgeleri-İl bazında uygulama ayrıntıları
Türkiye’deki apostil yetkisi yalnızca mahkemelerle sınırlıdır.
Apostil İşlemlerinde Avukat Desteği
Apostil sadece belgenin ilgili kuruma götürülüp tasdik edilmesi anlamına gelmemektedir. Kişiler belgeyi aldıkları devletin Lahey Konvansiyonu’na taraf olduğunu bilmeyebilmektedir. Bunun nasıl araştırılacağı hakkında da yeterli hukuki bilgiye sahip olmayabilmektedir. Belgenin hangi hukuksal yol izlenerek apostil edileceği konusunda yeterli hukuksal donanım olmadan tespit yapılması oldukça zordur. İşlemlerin en başından sonuna kadar doğru, sağlıklı ve hızlı yürütülmesi için hukuki danışmanlık gerekir. Apostil işlemlerinde hukuki danışmanlık hizmeti almak isterseniz, Avukat Halil İbrahim Şentürk bu işlemleri profesyonel şekilde takip etmektedir.
Apostil Uygulaması Zorunluluğu
Türkiye, Lahey Konvansiyonu dışında da farklı ikili anlaşmalarla belgelerin tanınmasına ilişkin kolaylıklar sağlamıştır: Almanya, İtalya ve Fransa gibi ülkelerle, belgelerin doğrudan tanınmasına dair protokoller ve Avrupa Konseyi’nin “Belge Dolaşımını Kolaylaştırma Sözleşmesi” hükümleri bunlara birer örnektir. Bu ülkelerle yapılan özel anlaşmalar dışında kalan devletlerle işlem yapılırken apostil uygulaması zorunluluğu vardır.
Apostil Şerhi Ücreti
Ücret konusunda kafa karışıklığı yaşanmasının da sebepleri vardır. Apostil şerhini veren kurumlar (kaymakamlıklar, valilikler, Adli Yargı Komisyonları), bu işlem için doğrudan bir ücret talebi olmazken apostil yapılacak belgenin, kendisinin öncesinde bazı noter işlemlerinden geçmesi gerekebilmektedir. “Apostil noter ücreti” algılanan maliyetler de bu ön hazırlık aşamasındaki noter masraflarıdır.
Apostilin Öğeleri
- Belgenin düzenlendiği ülkenin ismi
- Belgeyi imzalayanın adı ve sıfatı
- Belgeye basılan mührün ait olduğu makamın ismi
- Belgenin tasdik edildiği tarih ve yer
- Apostili düzenleyen makamın adı, kaşesi ve mührü
- Apostil numarası
- Apostili düzenleyen yetkilinin imzası
Bir belgeye apostil şerhi konulduktan sonra taraf ülkelerin hepsinde geçerli olmaktadır. Bir mahkeme ilamının apostil şerhinin alınması adına, davanın tarafı olan kişi ya da vekaletname sahibi avukatının başvurması mümkündür. Apostil şerhi için avukatın vekaletnamesinde özel bir yetki olmasına gerek yoktur. Ara karar niteliğindeki hükümler için apostil şerhi istenemez.
Apostil şerhinin verilemeyeceği belgeler de bulunmaktadır. Ticaret ya da gümrük işlemleriyle doğrudan alakalı olan idari belgeler, diplomasi ya da konsolosluk memurları tarafından düzenlenmiş belgeler ve uluslararası sözleşmelerde apostil şerhi verilmemektedir.
Apostilin İşlevi ve Amacı
Apostilin işlevi ve amacı, uluslararası belge doğrulama sürecini kolaylaştırmak ve hızlandırmaktır. Temel işlevleri şu şekilde ele alınabilir:
- Bürokrasiyi azaltır: Konsolosluk ya da dışişleri onayı gibi pek çok kademeli süreçleri ortadan kaldırır.
- Güven sağlar: Apostil şerhi, belgenin gerçek olduğunu ve yetkili kurumca verildiğini gösterir.
- Uluslararası bilinirlik kazandırır: Apostil verilen belge, diğer taraf devletlerde doğrudan geçerli olur.
- Maliyetleri en aza indirir: Konsolosluk tasdiki ücretleri ve uzun bekleme süreleri ortadan kalkar.
Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf ülkeler tarafından geçerli olduğundan belgenin ayrıca büyükelçilik ya da konsolosluk tarafından onaylanmasına gerek yoktur. Konsoloslukların apostil onayı verme yetkisi bulunmamaktadır. Apostil onayı, sadece bir ülkenin yetkili resmi makamları tarafından yapılabilmektedir. Konsolosluklar sadece apostil gerektiren belgelerle alakalı rehberlik sağlayabilmekte ya da başka işlemleri gerçekleştirebilmektedir.
Apostilin Geçerlilik Süresi
Kalıcı belgeler, evlilik belgesi ve doğum belgesi gibi belgeler genelde süresiz kabul edilmektedir. Güncel belgeler, öğrenci belgesi, sabıka kaydı ya da nüfus kayıt örneği gibi belgelerinse güncel tarihli olma zorunluluğu bulunmaktadır. Apostil belgesinin kullanılacağı ülkenin yasal düzenlemeleri çerçevesinde belgenin yenilenmesi gerekmektedir.
Lahey Konvansiyonu’na taraf olmayan ülkelerde apostil sisteminin geçerliliği yoktur. Bu durumda belge doğrulaması için klasik yöntemler uygulanmaktadır:
- Belge, Türkiye Dışişleri Bakanlığı tarafından onaylanır.
- Belgenin onaylanması ardından ülkenin konsolosluğu tarafından onaylanır.
Belgenin onaylanma aşaması “konsolosluk tasdiki” ya da “diplomatik onay” olarak bilinmektedir. Kanada, Çin veya Birleşik Arap Emirlikleri gibi bazı ülkeler apostil sistemine taraf değildir.
Pek çok ülkede apostil yalnızca orijinal belgeye uygulanmamaktadır. Tercüme edilmiş versiyonu da onay gerektirmektedir. Bu durumda izlenen yol, belge Türkçeden yabancı dile yeminli tercüman tarafından çevrilmesidir. Tercüme noter onayına sunulur. Noter onaylı tercüme valilikte ya da kaymakamlıkta apostillenerek yurt dışında geçerli hale gelmektedir. Böylece hem orijinal belgenin hem de tercümenin geçerliliği sağlanır.
Apostil Kullanım Alanları
Apostilin kullanım alanları, çok geniş bir yelpazede karşımıza çıkabilmektedir. Apostilin kullanım alanı örnekleri şu şekilde değerlendirilebilir:
- Evlilik işlemleri: Türkiye’de evlenen bir çiftin evlilik cüzdanının Almanya’da geçerli olabilmesi için apostillenme zorunludur.
- Eğitim: Türkiye’de mezun olmuş bir öğrenci diplomasının İngiltere’de kullanılabilmesi için apostil onay gerekir.
- Vekaletname: Türkiye’de verilen bir vekaletnamenin Fransa’da geçerli olması için apostil zorunludur.
- Doğum ya da nüfus kayıtları: Yurtdışında vatandaşlık ya da ikamet işlemleri sırasında talep edilmektedir.
Apostil, kişisel hukuki işlemlerde de önemli bir araç denebilir. Boşanma kararları, vasiyetnameler, miras belgeleri ya da mal paylaşımıyla alakalı resmi evraklar farklı ülkelerde tanınır olabilmek için apostil onayı almalıdır.
Apostil şerhi, sadece “resmi belgeler” için uygulanmaktadır. Bir belgenin apostil kapsamına girip girmediği ve onu düzenleyen makamın niteliğine göre belirlenmektedir. Bu doğrultuda her belgenin apostil işlemine uygun olup olmadığının, önceden kontrol edilmesi belirtilmektedir.
Apostil Edilebilecek Belgeler ve Resmi Belge Tanımlanması
Apostil edilebilecek belgeler ve resmi belge tanımı, 1961 Lahey Sözleşmesi kapsamında belirtilmiştir. Resmi belge tanımı şunları içermektedir:
- Bir devlet kurumundan kaynaklanan belgeler: Mahkemeye ya da adli makamlara bağlı bir görevli ya da memur tarafından düzenlenmiş belgeler (mahkeme tutanakları, savcılık kararları)
- İdari belgeler: Vatandaşlık İşleri ve nüfus müdürlükleri, Milli Eğitim Bakanlığı ya da diğer bakanlıklar/kurumlar tarafından düzenlenen belgeler (diploma, transkript, doğum belgesi)
- Noter Senetleri: Noterler tarafından onaylanmış belgeler (vekaletnameler, imza sirkülerinin onaylı suretleri)
- Resmi sıfatla konulmuş şerhler: Özel belgeler üzerine konulmuş resmi sıfattaki onay şerhleri (tarih kesinleştirme şerhleri)
Sözleşme tarafından apostil sisteminin uygulanmayacağı temel belgeler de belirtilmiştir. Diplomatik ve konsolosluk tarafından düzenlenmiş belgeler bu kapsamdadır. Doğrudan ticari ya da gümrük işlemleriyle ilgili belgeler kapsamında olan özel bir talep olmaksızın ticari sicil kaydı, ithalat/ihracat beyannameleri ve menşe şahadetnameleri de kapsam dışı belgelerdir.
Apostil İşlemi Adımları
Apostil işlemi adımları için öncelikle belgenin türüne göre yetkili kurumun belirlenmesi gerekir. Daha sonra orijinal belge temin edilmektedir. İlgili belgeyle, yetkili makama gidilmektedir. Kimlik ve talep formuyla başvuruda bulunulur. İşlem esnasında kişiye hangi ülke için apostil yaptırmak istediği sorulmaktadır. Yetkili makam tarafından belgenin doğruluğu kontrol edildikten sonra belge üzerine ya da ek bir sayfa olarak apostil şerhi uygulanmaktadır. Bu noktada dikkat edilmesi gereken husus, belgenin kullanılacağı ülkenin dilinde talep edilirse noter onaylı tercüme yaptırılmasının gerekliliğidir.
Apostil görünürde tek bir onaydan ibaret olsa bile belgenin türüne ve düzenlenen makama göre değişen yetkili makamlar ve ön hazırlıklar vardır. Sürecin hatasız işlemesi açısından bu adımların doğru atılması zaruridir.
Apostil işlemi için gereken belgeler, işlem yaptırılmak istenen belgenin türüne göre değişiklik göstermektedir. Genel itibariyle aşağıdaki belgeler gerekir:
- İşlem yapılacak orijinal belge ya da noter tasdikli belge
- İşlem sırasında başvuru sahibinin kimliğini göstermek için kimlik kartı, resmi bir kimlik belgesi ya da pasaport
- Apostil işlemi için kısa bir başvuru formu
Apostil işlemi yapılacak olan belgenin hangi ülkede kullanılacağını belirtmek gerekebilir. Bu bilgi de yetkili makamın işlem yapması adına önemlidir.
Apostil İşleminin Süresi
Apostil işleminin süresi, kararı veren mahkemenin bulunduğu yerdeki iş yoğunluğuyla doğrudan ilgilidir. Bazı yerlerde haftanın bir veya iki günü apostil kayıtlarının düzenlendiği söylenebilmektedir. İş yoğunluğu daha az olan adliyelerde bu işlemler gün ya da saatler içinde yapılabilmektedir.
Belgenin türü de apostil işlem süresini belirlemektedir. Belgenin türü ve kurumdaki yoğunluğuna göre bu süreç 1-5 gündür. E-devlet üzerinden yapılan başvurularda süreç dijital olarak takip edilebilmektedir. Özel durumlarda daha uzun sürmektedir.
Apostil işleminin süreci, yalnızca bürokratik bir bekleme süresi olmanın ötesinde, kişilerin ya da kurumların uluslararası planlarını, yasal sorumluluklarını ve ekonomik fırsatlarını doğrudan etkileyen kritik bir etkendir. Apostil şerhine duyulan aciliyet, belgenin kullanılacağı işlemin niteliğiyle doğrudan alakalıdır. Apostil başvurusu yapılırken “ortalama süre” bilgisiyle yetinmek doğru değildir. Belge türüne ve başvuru yerine özgü bekleme süresini takip etmek, süreci öngörerek birkaç hafta önce harekete geçmek, uluslararası işlemlerin başarısı açısından hayati bir ön şarttır.
Boşanma Kararında Apostil Şerhi
Yabancı devlet kararında boşanma hükmünün dışında boşanmanın fer’isi diyebileceğimiz hükümler de varsa (nafaka, mal paylaşımı) bu sefer tenfiz davası açmak gereklidir. İster tanıma ister tenfiz olsun, her halükarda apostil şerhine ihtiyaç vardır. Boşanma kararını veren mahkemenin bağlı bulunduğu devlet kuralları, çerçevesinde boşanma kararına apostil şerhi konulması gerekir. Aksi halde boşanmanın Türkiye’de tanınması ve tenfizi mümkün değildir.
Apostil şerhi olmadan sunulan yabancı boşanma kararları, Türk mahkemeleri tarafından geçerli olmamaktadır. Mahkeme genelde davacıya bu eksikliği gidermesi için ek süre verecektir.
Apostilli Sabıka Kaydı
Apostilli sabıka kaydı, bizzat kişinin kendisine ya da vekiline verilmektedir. Bu nedenle somut olayın özellikleri doğrultusunda kişinin ya kendisi bireysel adım atması ya da bir avukat yardımı alması gereklidir. Yabancı Göç İdaresi’ne ikamet izni ya da başka izinler için başvurması durumunda kendilerinden kimi zaman apostilli sabıka kaydı istenebilmektedir. Sabıka kaydı, kişilerin geçmişte işlemiş olduğu suçların yer aldığı sicildir. Türkiye’de acil sicil kaydı tutulmaktadır.
İzin için başvuran kişinin kendi ülkesinde herhangi bir suça karışıp karışmadığının tespiti amacıyla bu belge istenmektedir. Apostilli sabıka kaydının nereden alınacağı araştırıldığında Türk makamlarının istediği bir belge olması nedeniyle bu belgenin yabancı kişinin kendi ülkesinden alınması zorunludur.
Ticari İşlemlerde Apostil Şerhi
Apostil, ticari şirket işlemleri kapsamında önemli rol oynamaktadır. Özellikle şirketlerin yurtdışındaki müşterilerle iş birliği ya da yurtdışındaki şirketlerle iş ortaklığı yapması durumunda belgelerin doğruluğunun ve geçerliliğinin doğrulanması gerekmektedir. Bu doğrultuda ticari faturalar, iş anlaşmaları, diğer önemli belgelere apostil uygulanması gerekebilir. Ticari evraklarla alakalı olarak yabancı ülkeden şirketin ana sözleşmesi veya kuruluş sözleşmesi istenmektedir. Genellikle şube ya da temsilcilik açma işlemlerinde bu görülmektedir.
Diplomaya Apostil Uygulaması
Diplomaya apostil yapılması, ilgilinin yurtdışında eğitim görme ya da çalışma amacının bulunduğu durumlarda mümkün olmaktadır. Bu durumlarda ilgilinin Türkiye’deki yetkili kurumlar tarafından verilmiş diplomasının yabancı ülkede geçerlilik kazanması gerekmektedir. Bu işlem de apostil şerhiyle yapılmaktadır.
Öncelikle Türkçe yazı dilindeki diplomanın, geçerlilik kazanması istenen ülkenin diline çevrilmesi zaruridir. Bu çeviri, yeminli tercüman aracılığıyla gerçekleşmektedir. Yeminli tercüman tarafından çevrilen belge, noter tarafından onaylanmaktadır. Çevirisi ve onayı yapılmış belgeler kimlik belgesi, başvuru formu ve ödeme makbuzlarıyla beraber yetkili makamlara bildirilmektedir.
İdari belgelerin apostil işleminin yapılmasında kaymakamlık ve valilik yetkilidir. Diploma da idari belge niteliğinde olduğundan illerde valiliklerde ve ilçelerde de kaymakamlıklara başvurulmaktadır. Böylece apostil talebinde bulunulmaktadır.
Apostil Şerhinin Kabul Olmaması
Apostil şerhinin kabul olmaması, geçerlilik koşulları olmadığında mümkündür. Şu durumlarda apostil şerhi kabul edilmemektedir:
- Onay içerisinde bulunmaması
- Şerh için gerekenlerin yer almaması
- Anlaşma dışı bir ülkeden alınması
- Söz konusu olan ülkenin Lahey konvansiyonuna belirli bir çekince koyarak taraf olması
- Çekinceye aykırı olarak apostil şerhi getirilmesi
Apostilli belge ibraz edilen ülkenin olağanüstü hal durumunda olması ve bu durumda kanuni düzenlemeler gereği şerhin reddedilmesi söz konusu olmaktadır. Geçerlilik şartları taşımayan apostilli evrakın iptali de istenebilmektedir.
Apostil İşlemlerinde Gerçekleşen Hatalar ve Çözümleri
Yoğunluktan dolayı özellikle büyük şehirlerden randevu almak ya da sıra beklemek gerekebilir. Böyle durumlarda işlemleri daha hızlı tamamlamak için küçük ilçelerdeki kaymakamları tercih etmek bir çözüm olabilmektedir.
Bazı ülkeler apostil dışında onay ya da ek tercüme isteyebilmektedir. Bazı ülkeler bazı belgelerde yeminli tercüme şartı aranmaktadır. Bunun için belgenin kullanılacağı ülkenin konsolosluğuyla önceden irtibata geçilmesi bu sorunu çözecektir.
E-Devlet portalında bakım durumu ya da yoğunluk oluşabilmektedir. Başvuru birkaç saat sonra tekrarlanarak sorun çözülebilmektedir. Ayrıca fiziksel başvuru da alternatif olarak tercih edilebilir.
Apostil başvuru sürecinde herhangi bir eksik veya hata olduğu fark edildiğinde ilgili birime başvurulup düzeltme talep etmek mümkündür. Belgelerin geçerli olup olmadığını ve hangi ülkelerde kullanılabileceğini de işlemden önce kontrol etmek kötü sürprizlerin önüne geçmektedir. Apostil işlemlerinden önce dikkatli ve hazırlıklı olmak, her zaman işleri daha kolay hale getirmekte ve zamandan tasarruf etmeyi sağlamaktadır.
Yeni Dönemde Apostil Uygulaması
Türkiye, dijital kamu hizmetleri açısından Dünya Bankası e-Devlet Endeksi sıralamasında ilk 20 ülke arasında yer almaktadır. E-apostil sistemi, dijital dönüşüm vizyonunun önemli bir parçası olarak şu hedeflere hizmet etmektedir:
- Vatandaş odaklı kamu hizmeti anlayışını geliştirmek
- Maliyet ve zaman tasarrufu sağlamak
- Kağıtsız kamu yönetimi ilkelerini hayata geçirmek
- Uluslararası işlemlerde hukuksal güvenliği artırmak
- Türkiye’nin dijital diplomasi kapasitesini geliştirmek
Bu sistem, aynı zamanda Türkiye’nin Avrupa Konseyi Dijital Kimlik Programı’yla uyumlu hale gelmesini sağlamaktadır.
Türkiye’de E-Apostil Uygulaması
E-apostil uygulaması, bu belge onay sisteminin elektronik ortamda yürütülmesi olarak günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte daha fazla tercih edilir duruma gelmiştir. E-apostil, klasik apostilin dijitalleşmiş versiyonu olarak belgelerin fiziksel olarak taşınması ya da postayla gönderilmesi gerekmeksizin uluslararası işlemlerin gerçekleştirilmesi için tercih edilmektedir.
1961 yılında Lahey Konferansı’nda kabul edilmiş Lahey Sözleşmesi, ülkeler arası resmi belgelerin geçerliliğini standardize etmiştir. Öncesinde her ülke, belgeleri kabul etmek adına kendi prosedürleri uygulamaktadır. Noter ya da konsolosluk onayı gibi işlemlerde zaman kaybı olduğundan sözleşmeyle apostil sistemi ortaya çıktı denebilir.
Dijitalleşme süreciyle beraber ülkeler kağıt apostil yerine elektronik apostil uygulamasını geliştirmiştir. 2010’lu yılların sonundan itibaren de resmi kurumlar tarafından bu yöntem kullanılmaktadır. Türkiye’de de 2020’lerden itibaren e-apostil uygulamasını hayata geçirmiştir.
Türkiye, e- apostil sistemini resmi devlet portalları üzerinden yürütür. Bu uygulamanın kullanıldığı öne çıkan kurumlar şöyledir:
- Milli Eğitim Bakanlığı: Eğitim belgeleri için e-apostil sağlamaktadır.
- Adalet Bakanlığı: Mahkeme ve noter belgeleri için e-apostil düzenlenmektedir.
- Dış temsilcilikler ve valilikler: İhtiyaca göre bazı belgelerin e-apostil işlemlerini yürütmektedir.
Türkiye’de e-apostil sistemi, belgelerin uluslararası geçerliliğini garanti etmektedir. Böylece online doğrulama imkanı sunulmaktadır.
Yabancı resmi belgelerin onayı mecburiyetinin kaldırılmasına yönelik, 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi’nde elektronik apostil açıkça düzenlenmemesine karşın teknolojik ilerleme ve devletlerin resmi belgeleri elektronik olarak oluşturulmaktadır. Bu uygulama devletler arasında giderek daha fazla benimsenmektedir. Zaman tasarrufu, yetkili mercilerin iş gücü kayıplarının önlenmesi, maliyetin azaltılması, çevrimiçi erişilebilirlik, bellek değişiminin mümkün olmamasında dolayı güvenlik, gönderimin basitliği, elektronik depolamayla belge kayıplarının önlenmesi avantajlarıyla ön plana çıkmaktadır.
E-apostil almak için izlenecek adımlar şöyledir:
- E-devlet sistemine giriş
- “Apostil ve Tasdik işlemleri” bölümüne tıklama
- “Apostil başvurusu” butonuna tıklama
- Gerekli bilgileri doldurup başvuruyu tamamlama
E-apostil başvurusunu baştan sona dijital olarak yapmak hem süreyi kısaltma hem de fiziksel evrak taşıma maliyetini ortadan kaldırmaktadır.
E-Devlet Üzerinden Apostil Almak
E-Devlet üzerinden apostil almak isteyen kişiler için bazı belgelerde bu hizmet aktif şekilde sunulmaktadır. Evlilik kayıt örneği, nüfus kayıt örneği ve adli sicil kaydı gibi belgeler için E-Devlet portalına giriş yaparak ilgili apostil başvuru hizmeti kolayca uygulanmaktadır. Gerekli adımlar izlendiğinde belge dijital ortamda yüklenmektedir. Sistem üzerinde e-apostil şerhi otomatik belge olarak görülmektedir.
Bu hizmetin kullanılmasında genelde doğrulama veya barkod linki sayesinde belgenin gerçekliği dijital ortamda rahatlıkla teyit edilebilmektedir. Bütün süreç çevrimiçi olduğundan kağıt kullanımı ve fiziksel ziyaret zorunluluğu ortadan kalkmaktadır.
E-Devlet’ten apostil şerhi hem vatandaşlar hem de kurumlar açısından büyük bir devrim niteliğindedir. Belgelerin uluslararası geçerliliği için artık birkaç dakika içinde dünyanın öbür ucunda bile geçerli olacak şekilde belgeyi onaylatmak mümkündür. Bu da Türkiye’nin dijital vizyonunu somutlaştırmakta, kişilerin ve işletmelerin küresel alanda daha aktif olmasına katkı sağlamaktadır.
E-apostil Şerhi Aşamaları
İlgili kurum tarafından elektronik ortamda hazırlanan ve e-apostil uygulanan belge, PTT tarafından Nitelikli Elektronik Sertifika (NES)’yla imzalanarak başvuru yapan kişiye teslim edilmektedir. Böylece teslim edilen belgenin doğruluğu ve bütünlüğü garanti edilmiş olmaktadır. Elektronik belgelerin teslim edildiği yabancı makamlar, bu belgelerin doğruluğunu onay düğmesini tıklayarak teyit edebilmektedir.
Yetkili kurumların ilgili bölümleri, belgelere apostil uygulamasına yönelik işlemleri tamamladıktan sonra başvurularının onaylandığını görecektir. Bu işlemlerin süresi, belgenin türüne ve yetkili kurumun iş yoğunluğuna göre değişmektedir. Belgenin bulunmaması veya apostil uygulanamaması sonucunda başvurunun reddedilmesi söz konusudur. Belgenin bulunamaması sebebiyle reddedilmesi ihtimalini azaltmak için belgeye ilişkin bilgilerin tam ve doğru doldurulması zorunludur. Apostil şerhine numara verilme suretiyle sicile kaydedilmesi, şerhin denetimi için tercih edilebilmektedir.
E-Apostil Sisteminin Hukuksal Güvencesi
E-apostil sisteminin hukuksal güvencesi ve dijital imza altyapısı, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Lahey Sözleşmesi’nin 6. maddesi kapsamında geçerlilik kazanmıştır. Her apostil belgesi, Türkiye Cumhuriyeti’nin güvenilir elektronik imza altyapısıyla imzalanmaktadır. Bu sistem, blok zinciri benzeri bir doğrulama mantığıyla çalışmaktadır. Bu yolla belgenin değiştirilmesi ve sahtecilik yapılması gibi durumlar söz konusu değildir.
Türkiye’nin e-Apostil Pilot Programı, 2019 yılında Lahey Özel Hukuk Konferansı tarafından örnek uygulama olarak gösterilmiştir.
